| Instituição gaúcha transforma a rotina administrativa e médica ao integrar o Liquid à sua gestão hospitalar, com destaque para digitalização de prontuários e segurança de dados |
Com um fluxo de mais de 2 mil pessoas por dia, um dos hospitais mais tradicionais do interior do Rio Grande do Sul inovou a gestão dos prontuários com a tecnologia do Liquid. A partir do sistema de gestão de documentos, profissionais da saúde podem acompanhar o estado de seus pacientes com mais facilidade e agilidade, além de garantir a segurança das informações registradas.
A modernização necessária para garantir eficiência na gestão hospitalar
O Hospital Beneficência de Pelotas, uma das instituições de saúde mais antigas do Rio Grande do Sul, enfrentava desafios típicos de instituições de saúde que buscam evoluir em sua gestão hospitalar: excesso de papel, prontuários mal organizados, tempo elevado de busca por documentos e dificuldades na auditoria de processos.
Mais de 2 mil pessoas utilizando o hospital diariamente: fundado em 1857, o hospital contava com um alto volume de papéis de registro: são 1,4 milhão de arquivos armazenados. Atualmente, a instituição segue com um alto fluxo de pessoas e mais de 500 profissionais assistenciais, tornando a organização e o acesso aos documentos gerados e atualizados pelos médicos um desafio constante.
Com mais de 800 colaboradores e 350 médicos em seu corpo clínico, desde 2017 a instituição conta com o Liquid, uma solução estratégica utilizada para digitalizar, organizar e proteger seus documentos clínicos e administrativos.
O resultado?
Um novo padrão de agilidade, segurança e organização, que impactou positivamente todos os setores do hospital, da enfermagem ao faturamento, da auditoria à TI.
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O desafio: tornar a gestão de documentos e prontuários mais inteligente
Antes do Liquid, prontuários físicos ocupavam grandes espaços e dificultavam a rotina do hospital. A busca por informações era demorada e, frequentemente, os papéis chegavam rasgados, rabiscados ou com erros que inviabilizavam sua digitalização.
Com a perspectiva de novas exigências da legislação e o desejo de caminhar rumo a um hospital paperless (sem uso de papel físico), a direção da instituição buscava uma solução que fosse além da digitalização básica. Era necessário garantir:
- Acesso rápido a prontuários e documentos
médicos - Integração com o sistema de gestão hospitalar
- Armazenamento seguro e rastreável
- Suporte técnico próximo e confiável
Além do ganho em produtividade e agilidade, houve até um caso curioso em que encontramos um bilhete com beijo de batom dentro do prontuário. A implantação do sistema exigiu um novo padrão de cuidado com os documentos. Os profissionais passaram a tratar os papéis com mais zelo e a organização começou a fazer parte da cultura do hospital.
Diovana Matos, Supervisora Gerencial Hospital Beneficência de Pelotas
Resultados concretos na gestão dos
documentos hospitalares
A adoção do Liquid trouxe resultados diretos e mensuráveis para o hospital:
– Redução de mais de 90% no tempo de acesso a prontuários
– Eliminação de toneladas de papel e liberação de espaço físico
– Mais segurança jurídica e conformidade com a LGPD
– Resposta mais rápida a auditorias e solicitações judiciais
– Suporte técnico com atendimento ágil e consultivo
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A solução: uma ferramenta GED para hospitais intuitiva, segura e personalizável
O Liquid foi implantado com um processo fluido e eficiente. Desde a sua implementação, ele passou a ser o repositório central de documentos da instituição, que gira em torno de 26 mil documentos criados a cada semestre. A ferramenta digitalizou todo o acervo de prontuários, integrou-se ao sistema de gestão hospitalar (SAM) e criou processos padronizados para inserção de documentos de diferentes áreas do hospital como: auditoria, farmácia, centro cirúrgico e enfermagem.
Além disso, a solução foi fundamental durante auditorias e fiscalizações. Em uma dessas situações, a Secretaria de Saúde do Estado precisou acessar relatórios sigilosos. Em poucas horas, a equipe de TI organizou os documentos dentro do Liquid e concedeu o acesso necessário ao órgão regulador, com total segurança e rastreabilidade.
“O Liquid é como um armário inteligente. Tudo tem seu lugar. Se eu preciso de documentos da hemodinâmica, abro a caixa certa e encontro exatamente o que procuro.”
Lisete Leitzke, Gerente de TI Hospital Beneficência de Pelotas
Resultados concretos na gestão dos documentos hospitalares
A adoção do Liquid trouxe resultados diretos e mensuráveis para o hospital:
+ Redução de mais de 90% no tempo de acesso a prontuários
+ Eliminação de toneladas de papel e liberação de espaço físico
+ Mais segurança jurídica e conformidade com a LGPD
+ Resposta mais rápida a auditorias e solicitações judiciais
+ Suporte técnico com atendimento ágil e consultivo
