| Referência no mercado imobiliário gaúcho, a Guarida encontrou na plataforma Liquid uma forma eficiente, segura e customizada de organizar sua gestão documental e otimizar o atendimento aos seus clientes |
Com mais de quatro décadas de atuação no setor imobiliário, a Guarida é uma das administradoras de imóveis mais reconhecidas do Rio Grande do Sul. A empresa atende a mais de 100 mil clientes em 2 mil condomínios, gerando mensalmente centenas de milhares de documentos. Essa complexidade exigia uma solução completa, segura e que pudesse acompanhar o alto volume operacional com agilidade.
Foi nesse cenário que o Grupo Guarida adotou o Liquid, plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) desenvolvida pela Rede&Imagem. A solução foi essencial para automatizar processos críticos como a geração das pastas financeiras mensais dos condomínios, documento que reúne todos os pagamentos, boletos, notas fiscais e comprovantes de despesas.
8 milhões de arquivos criados e armazenados para mais de 2 mil condomínios. Gestão de documentos que funciona, nas mãos do síndico e dos moradores, a um clique de distância
Da impressão ao digital: uma entrega mais ágil e inteligente
Antes da adoção do Liquid, o processo de montagem das pastas financeiras era manual e dependia de impressões. Hoje, a Guarida conta com automações que integram seu ERP ao Liquid, garantindo que os documentos sejam armazenados digitalmente e organizados de forma estruturada — do recebimento da nota fiscal ao comprovante de pagamento.
“Hoje, conseguimos montar e entregar pastas com 500 a 600 documentos de forma automática. O síndico acessa tudo em um único lugar, com agilidade e segurança. Isso faz toda a diferença na percepção de valor para o cliente.”
Sérgio Maciel, Gerente de TI do Grupo Guarida
A digitalização desse processo trouxe economia, eficiência e mais transparência para os clientes. O acesso aos documentos é feito diretamente por um portal de autoatendimento, integrado ao Liquid — sem que o usuário precise conhecer a ferramenta ou lidar com complexidades técnicas.
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Mais do que um software, um parceiro confiável
Além do uso intensivo nas áreas operacionais, o Liquid também é utilizado pelo time de RH e Departamento Pessoal para armazenar e organizar documentos de colaboradores dos condomínios — como contracheques, recibos de férias e comprovantes diversos.
Para a equipe de TI, o suporte técnico da Rede&Imagem é um dos diferenciais. Sergio destaca a agilidade no atendimento e a proximidade com o time de desenvolvimento como um ponto-chave para a continuidade da operação:
“Nosso processo é todo customizado dentro do Liquid. Ele funciona como nosso repositório. Se ele deixasse de existir hoje, a entrega ao cliente seria comprometida. O sistema virou parte fundamental da nossa operação.”
Gestão de documentos da Guarida em números
+ 110 mil clientes
+2200 condomínios administrados
+ 5.100 GB em dados
508 mil documentos criados no último semestre
580 mil documentos visualizados no último semestre
4 milhões de documentos armazenados
8 milhões de arquivos armazenados
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Eficiência e confiança como estratégia de crescimento
Desde a adoção do Liquid, o Grupo Guarida passou a entregar resultados mais rápidos, com maior controle sobre a documentação e total rastreabilidade. A gestão dos documentos pode ser feita por meio do portal de autoatendimento da imobiliária, permitindo que síndicos e condôminos tenham acesso a todos os dados e ocorrências do mês anterior, do ano, ou do período que desejarem.
Acesse também: Como funciona a organização e arquivamento de documentos com GED
Veja um exemplo de como funciona:
1. O condomínio realiza a compra de materiais de limpeza
2. A empresa que forneceu o material envia a nota fiscal e o boleto de pagamento
3. A imobiliária direciona os documentos para o Liquid com segurança e agilidade
4. O síndico faz o pagamento e adiciona o comprovante na mesma pasta financeira
5. Todos os documentos e informações da compra ficam salvos, de forma segura e em conformidade, para acesso fácil através de uma pasta completa e um link único, que pode ser compartilhado com condôminos e auditorias, por exemplo.
Com tanta facilidade de uso, a Guarida também consegue criar fichas de documentos específicos e não precisa customizar a plataforma: ela já chega pronta e adaptada para a realidade e a marca da empresa.
Acesse também: Como funciona a organização e arquivamento de documentos com GED
Segundo Sergio, o investimento feito para a assinatura do Liquid foi recuperado no primeiro ano de uso, com retorno visível na experiência do cliente e na produtividade das equipes.
“Vale a pena pela facilidade de uso, pelas customizações e pela integração com nossos sistemas. O Liquid já está preparado para atender o nosso volume e segue evoluindo junto com a gente.”
