| Maior agilidade, segurança e integração: veja como o Liquid otimizou a operação da Fundação e reduziu um processo de 30 dias para 1 |
A digitalização, armazenamento e gestão de 1,5 milhão de documentos eram desafios relevantes para a Família Previdência. Entre as principais fundações de previdência complementar do país, seus mais de 100 colaboradores precisam consultar e organizar arquivos criados desde 1979. Parte fundamental de seu sucesso, a fundação conta com o apoio da ferramenta Liquid há 10 anos para gerenciar seus arquivos e facilitar a rotina administrativa e o atendimento a seus clientes.
O desafio: digitalizar processos e integrar sistemas com segurança
A Fundação Família Previdência é uma das maiores entidades de previdência complementar do Brasil. Com 18 mil clientes ativos, 12 planos de previdência e mais de R$6,5 bilhões em ativos sob gestão, a instituição precisava de um sistema confiável e eficiente para lidar com um volume crescente de dados sensíveis e documentos históricos, sendo alguns deles com mais de 40 anos de existência.
Antes do Liquid, a Fundação utilizava uma ferramenta isolada de GED, que funcionava apenas como um repositório. Não havia integração com os demais sistemas da organização, o que exigia atividades manuais, retrabalho e alto consumo de tempo para indexação de arquivos.
Além disso, o desafio envolvia uma demanda contínua de compliance e auditorias, que exigiam rastreabilidade completa da documentação dos clientes, desde a assinatura de contratos até a concessão da aposentadoria.
“Tínhamos que indexar manualmente 9 mil documentos por ano. O processo todo levava cerca de 30 dias e envolvia duas ou três pessoas.”
Cristiano Jacobsen – Gerente de TI da Fundação Família Previdência
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A solução: automação, integração via APIs e armazenamento em nuvem
Em 2016, a instituição adotou o Liquid, inicialmente em ambiente on-premise. Logo após, iniciou a personalização do sistema com integração via web services. Essa evolução permitiu:
– Indexação automática de 7 milhões de arquivos, diretamente do ERP interno
– Digitalização de mais de 560 GIGA em documentos
– Integração com sistemas de assinatura digital, como o Clicksign
– Acesso direto a documentos, via aplicativo da Fundação
– Consulta rápida de dados históricos, incluindo contratos e movimentações do cliente desde o ingresso na instituição
Peça uma demonstração
“Hoje descrevo o Liquid como a base documental e histórica do meu cliente. Está tudo lá: ficha inicial, contratos, comprovantes, histórico funcional. Tudo organizado e de fácil acesso.”
Cristiano Jacobsen – Gerente de TI da Fundação Família Previdência
Em 2024, a migração para a nuvem foi realizada com total segurança e sem interrupção dos serviços. O processo durou cerca de um mês e garantiu ainda mais escalabilidade à solução. Com o apoio da equipe do Liquid, todos os ajustes de APIs e customizações foram feitos rapidamente.
Hoje, mais de 100 colaboradores utilizam o Liquid em diferentes áreas: Cadastro, RH, Financeiro e Atendimento.
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Resultados que impactam todo o negócio
A digitalização e integração proporcionaram ganhos expressivos de eficiência para a Fundação:
– Redução de 30 dias para 1 dia no tempo de indexação de documentos anuais
– Mais de 7 milhões de arquivos armazenados com segurança
– Economia de tempo e recursos em processos operacionais
– Segurança e conformidade com a LGPD
– Acesso facilitado a dados históricos para auditorias e concessão de benefícios
Atendimento próximo e confiável
Nunca tivemos um incidente com perda de dados ou falhas em atualizações. E sempre que
precisamos, o time do Liquid estava pronto para ajudar.
Cristiano Jacobsen – Gerente de TI da Fundação Família Previdência
A confiança é tão grande que a Fundação já apresentou seu case em eventos do setor, como o Talk da RUS, a convite do próprio Liquid.
Uma ferramenta estratégica para o crescimento da Fundação
Para empresas que lidam com dados sensíveis e históricos, como hospitais, fundos de previdência e seguradoras, um sistema de gestão documental robusto, integrado e seguro é indispensável.
O sucesso da Fundação Família Previdência mostra que é possível transformar a gestão documental em um diferencial competitivo, ganhando escala, agilidade e confiança. Para o futuro, a meta da fundação é ambiciosa: crescer R$1 bilhão em ativos nos próximos 5 anos, entrando para o grupo das 25 maiores entidades de previdência do Brasil.
“Quanto mais eu cresço, mais preciso entregar com agilidade e menor custo. A integração
e a automação que o Liquid oferece permitem isso.”Cristiano Jacobsen – Gerente de TI da Fundação Família Previdência
Transforme também a gestão de documentos da sua empresa
O sucesso alcançado pela Fundação Família Previdência mostra como um sistema de gestão documental pode otimizar processos, reduzir custos operacionais e trazer mais agilidade para o atendimento aos previdenciários e a rotina administrativa.
Descubra como o Liquid pode tornar a sua operação mais eficiente, segura e preparada para crescer com escala.
