| Com mais de 20 milhões de arquivos, administradora de condomínios conta com o Liquid para uma gestão de documentos mais ágil e segura |
O desafio de administrar condomínios e fazer a gestão imobiliária ficou mais fácil para a Auxiliadora Predial a partir do apoio da plataforma Liquid, em uma parceria de quase 20 anos. Com ela, os mais de 1.3 milhão de documentos visualizados pela empresa a cada semestre podem ser acessados com facilidade e segurança, baseados em um sistema completo para gerenciamento de documentos eletrônicos.
Administração de condomínios mais eficiente
A Auxiliadora Predial, uma das maiores administradoras de condomínios do Brasil, enfrentava desafios significativos relacionados à digitalização e gestão de documentos. Há mais de 90 anos no mercado, a empresa hoje atua nos estados de São Paulo, Rio Grande do Sul e Santa Catarina, atendendo mais de 4 mil usuários ativos.
Entre boletos, notas fiscais, contra cheques e recibos de férias, a empresa precisa armazenar e gerenciar com segurança mais de 250 mil documentos por mês.. O que antes era feito de forma manual e impressa, passou a contar com digitalização e organização a partir da contratação do Liquid.
Com a quantidade de documentos que gerenciamos diariamente, precisávamos de uma solução que trouxesse mais eficiência sem comprometer a segurança dos dados.”
Marlos Santos Azambuja – Gerente Administrativo Financeiro Auxiliadora Predial
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Auxiliadora Predial e o desafio da gestão de documentos
+ 6 TB em dados
+ 1.3 milhão de documentos visualizados a cada semestre
1 milhão de documentos criados a cada semestre
+ 4 mil usuários ativos
+ 12 milhões de documentos armazenados
+ 20 milhões de arquivos armazenados
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Transformação digital impulsiona eficiência, segurança e experiência do cliente
Com um portfólio extenso de imóveis e uma base de clientes crescente, a empresa sabia da importância de modernizar seus processos para garantir mais agilidade, produtividade e segurança.
Desafios como a descentralização de documentos, o armazenamento de arquivos repetidos ou o tempo de busca por um documento específico poderiam impactar diretamente na produtividade interna e na experiência dos clientes.
“Nosso maior desafio era garantir que todas as informações estivessem acessíveis de maneira rápida e segura.”
Marlos Santos Azambuja – Gerente Administrativo Financeiro Auxiliadora Predial
Desde 2007 a empresa se apoiou na experiência e no atendimento personalizado do grupo Rede&Imagem, criador do Liquid, para evoluir toda a transformação digital de seus documentos.
Com customizações de acordo com o seu mercado, integrações com outras ferramentas e um acompanhamento próximo, a equipe de tecnologia da administradora conseguiu transferir para a nuvem aproximadamente 20 milhões de arquivos, que hoje podem ser acessados por síndicos, colaboradores, prestadores de serviço, condôminos e auditores.
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Integrações: Imobiliar, MXM, Sispro, Dokks e vários RPAs
Digitalização inteligente para facilitar a gestão condominial
Para solucionar esses desafios, foi implementado o Liquid, uma plataforma avançada de captura e gestão digital de documentos, integrada aos sistemas da Auxiliadora Predial. A solução permitiu a digitalização e organização de arquivos de clientes e imóveis, armazenamento seguro e de fácil acesso, além da automação de fluxos de trabalho.
Com cerca de 6 terabytes de arquivos que passaram a ficar armazenados na nuvem, os colaboradores da Administradora Predial passaram a acessar documentos com 50% menos tempo do que antes do uso do Liquid.
“Após a implementação do Liquid, conseguimos reduzir em mais de 50% o tempo de busca por documentos. Isso não só impacta nossa produtividade interna, mas melhora a experiência dos nossos clientes, que recebem respostas muito mais rápidas e assertivas.”
Marlos Santos Azambuja – Gerente Administrativo Financeiro Auxiliadora Predial
Resultados expressivos e impacto nos negócios
– Redução no tempo de resposta para clientes e parceiros
– Aumento na segurança e conformidade no armazenamento de documentos
– Diminuição significativa dos custos operacionais
– Crescimento da satisfação dos clientes, com um atendimento mais ágil
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Em poucos cliques, é possível acessar pastas financeiras e do Departamento Pessoal, organizar arquivos criados de forma automática e liberar acessos para perfis de pessoas específicas. Tudo isso faz com que a burocracia seja reduzida significativamente e a eficiência operacional otimizada.
Com essa modernização, a Auxiliadora Predial se consolidou ainda mais como referência no setor imobiliário, adquiriu mais organização e controle dos processos.
“Com o Liquid, nos sentimos finalmente prontos para crescer.”
Rafael Wolkmer – CIO Auxiliadora Predial
