O processo de organizar documentos é essencial para garantir o aumento da produtividade de uma instituição, permitindo que colaboradores tenham acesso rápido e prático a informações importantes para a execução de suas atividades.
Seja em hospitais, imobiliárias ou escolas, a falta de um sistema adequado leva a perda de tempo, riscos de segurança – como extravio, perda ou acidentes – e até mesmo problemas legais. No mundo crescentemente digital, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) surge como solução para transformar a maneira como as empresas lidam com essa necessidade.
Por conta disso, neste artigo lhe explicaremos porque organizar documentos é fundamental, os passos para implementar um sistema em sua instituição e como diferentes setores se beneficiam dessa transformação digital.
Por que organizar documentos é essencial?
Como dito anteriormente, a desorganização documental pode trazer diversos prejuízos para as instituições, desde a perda de informações críticas até multas pelo descumprimento de normas legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Por outro lado, um sistema bem estruturado traz diversos benefícios, entre eles:
Impacto na produtividade
- Busca mais ágil: a digitalização dos documentos permite que colaboradores encontrem informações em questão de segundos, diferente das buscas em arquivos físicos que podem levar horas.
- Redução de retrabalho: organizar documentos garante que as informações estejam bem classificadas, evitando a duplicidade de informações e erros manuais.
- Automatização de processos: elimina a necessidade de repetição de tarefas, como a impressão e o arquivamento.
Segurança
- Proteção contra perdas: backups automáticos e periódicos evitam a perda de informações por extravio, incêndios, inundações, falha humana e deterioração.
- Controle de acesso: com permissões personalizadas, somente as pessoas corretas poderão acessar determinadas informações, garantindo que dados sensíveis fiquem seguros.
Conformidade com LGPD e outras regulamentações
- Auditoria e rastreabilidade: plataformas como o Liquid Suite mantém registros de quem acessou ou modificou um documento.
- Eliminação segura: garante o descarte adequado de arquivos que não são mais necessários, reduzindo também o impacto na natureza.
- Atendimento a normas setoriais: assegura o cumprimento de normas setoriais, como as da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e do Banco Central do Brasil (BACEN).
Redução de custos
- Economia de materiais: gaste menos dinheiro com papéis, tintas para impressora e armazenamento físico.
- Economia de espaço: permite a eliminação de setores para arquivo morto e pastas físicas.
- Otimização da equipe: possibilita que colaboradores passem mais tempo realizando tarefas estratégicas, diminuindo o tempo gasto com organizações manuais.
Como organizar documentos da minha empresa?
Implementar um sistema para organizar documentos da sua instituição requer planejamento e o uso de ferramentas adequadas.
As etapas para executar esse processo são diversas, e seguem desde a identificação de documentos críticos e o mapeamento do fluxo de trabalho, até o acompanhamento do uso da plataforma, seja ouvindo feedback de colaboradores ou analisando métricas como o tempo de busca por documentos. Veja os passos:
Diagnóstico dos documentos
Antes de começar é preciso entender qual o cenário atual da instituição. Sendo assim, você precisará identificar em primeiro lugar quais são os documentos críticos – como contratos, processos, prontuários e histórico escolar.
Além disso, você também deverá mapear o fluxo de trabalho, entendendo onde os documentos são criados, quem os acessa e com qual frequência. Por fim, analisar os problemas atuais para identificar as soluções que a Gestão Eletrônica de Documentos pode oferecer.
Digitalização
A conversão dos documentos físicos em digitais exige cuidado e a necessidade de equipamentos de qualidade que garantam a visualização das informações.
Neste momento, você deverá contar com scanners de alta velocidade e tamanhos especializados para a sua necessidade, além de definir a padronização de formatos, como PDF, assim como o estabelecimento de resoluções mínimas para garantir a legibilidade dos dados.
Escolha da plataforma ideal
Selecionar o sistema certo para Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma decisão estratégica que impacta diretamente a produtividade e segurança da sua empresa. A plataforma ideal deve combinar tecnologia com usabilidade, oferecendo armazenamento seguro, integração simples e suporte especializado.
Com mais de 35 anos de experiência em gestão documental, o Liquid Suite se destaca por oferecer todas essas funcionalidades em uma única plataforma. Sua solução é adaptável às necessidades específicas de hospitais, escolas, imobiliárias e outros segmentos, garantindo organização, segurança e produtividade.
Categorização
A organização lógica dos documentos é o que garante a otimização na hora da busca por informações. Sendo assim, é necessário identificar os metadados estratégicos – como tipo, data, autor e departamento – além de garantir uma hierarquia de documentos intuitiva, evitando estruturas muito complexas com diversas subpastas, utilizando cores e tags para facilitação visual.
Armazenamento seguro
Estar no ambiente digital diminui os riscos de perda documental, mas também exige algumas soluções que tornem esse processo mais seguro.
Medidas como o armazenamento em nuvem permitem que você e seus colaboradores acessem documentos de qualquer lugar, além de garantir a escalabilidade conforme o crescimento da empresa.
Além disso, é possível integrar o seu sistema com outras plataformas, como CRM e ERP, facilitando o uso de todas as ferramentas proporcionadas pela instituição.
Controle de acesso
Uma das etapas mais importantes para garantir a segurança de informações, o controle de acesso é necessário para identificar a matriz de responsabilidades da organização, identificando quem serão os responsáveis por visualizar, criar, editar e excluir documentos.
Além disso, possibilita que você reforce a autenticação de acesso, com funcionalidades como autenticação em duas etapas e biometria para visualização de documentos ultrassensíveis.
Monitoramento e manutenção contínua
Organizar documentos não é um processo que termina com a implementação. Ouvir os colaboradores e manter um monitoramento proativo pode melhorar os processos e garantir o uso mais adequado da sua nova solução.
Fique atento a relatórios de utilização da plataforma, ouça feedbacks de seus funcionários e ajuste estruturas e pastas conforme as novas necessidades da instituição.
Como escolas, hospitais e outras instituições se beneficiam da organização de documentos?
Organizar documentos no ambiente digital é benéfico para diversos setores, cada um com seus desafios específicos e necessidades particulares. O Liquid Suite, com sua expertise em Gestão Eletrônica de Documentos, oferece soluções personalizadas que atendem às demandas críticas de cada segmento. Confira:
Escolas e instituições de ensino
No âmbito educacional, escolas e instituições de ensino enfrentam o desafio de gerenciar uma grande quantidade de documentos acadêmicos dispersos, desde históricos escolares até registros de matrícula.
A solução oferecida pela Liquid Suite permite a centralização desses registros em uma plataforma unificada, onde professores e equipe administrativa podem acessar as informações de forma rápida e segura.
Isso resulta na agilização da emissão de declarações, redução significativa da burocracia e total conformidade com as normas do Ministério da Educação, transformando a gestão acadêmica em um processo fluido e produtivo.
Hospitais e clínicas
O setor de saúde, por sua vez, lida com desafios ainda mais críticos. Hospitais e clínicas precisam gerenciar prontuários físicos que são vulneráveis a perdas e podem causar atrasos no atendimento aos pacientes.
A integração do GED com sistemas de saúde como TASY e MV proporciona acesso remoto seguro a laudos e registros médicos. Essa solução não apenas agiliza os processos de atendimento, como também garante a conformidade com as exigências da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), protegendo informações sensíveis dos pacientes.
Imobiliárias e administradoras de condomínios
Para imobiliárias e administradoras de condomínios, a desorganização de contratos, documentos de propriedade e atas de reunião pode resultar em sérios transtornos operacionais.
A plataforma da Liquid Suite resolve esse problema permitindo a busca instantânea de documentos por endereço ou nome do proprietário, eliminando as tradicionais pastas físicas e arquivos desorganizados.
Setor público
No setor público, onde processos lentos e excesso de papel ainda são realidade em muitos órgãos, a digitalização de documentos e o armazenamento em nuvem proporcionam uma verdadeira revolução na prestação de serviços.
A solução da Liquid permite a modernização da gestão documental, resultando em redução de filas, maior transparência e produtividade nos serviços prestados à população, além de facilitar o acesso à informação pública de forma organizada e segura.
Previdência e instituições financeiras
As instituições financeiras e de previdência enfrentam desafios únicos na gestão de dados sigilosos de clientes e contratos que precisam ser preservados por longos períodos.
O Liquid Suite oferece a essas organizações uma solução robusta com criptografia avançada e backup em nuvem, garantindo a segurança contra fraudes e o pleno compliance com as regulamentações do Banco Central e da Superintendência de Seguros Privados (SUSEP).
Essa abordagem protege não apenas as informações dos clientes, mas também a reputação e a saúde financeira das instituições.
Conclusão
Em todos esses segmentos, organizar documentos a partir da GED representa muito mais que uma simples modernização tecnológica – é uma transformação estratégica que gera valor tangível para as organizações, seus colaboradores e clientes.
Ao endereçar os desafios específicos de cada setor com soluções personalizadas, o Liquid possibilita que empresas e instituições alcancem novos patamares de otimização operacional, segurança da informação e qualidade no atendimento.
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