Quando bem gerenciadas, as soluções tecnológicas tornam os ambientes corporativos mais dinâmicos e produtivos, não sendo diferente com a Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED.
Desde sua introdução, o GED revolucionou a maneira como as instituições lidam com informações e documentos, aproveitando as vantagens que as transformações do mundo digital tem proporcionado para o mundo do trabalho.
Agilidade e segurança são fundamentais na atualidade, sendo o GED uma ferramenta indispensável para empresas que buscam otimizar processos, reduzir custos e garantir conformidade com normas regulatórias. Por conta disso, este artigo irá lhe explicar o que é o GED, como funciona e como pode ser aplicada em diferentes segmentos, como acadêmico, hospitalar ou imobiliário.
O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?
A Gestão Eletrônica de Documentos compreende um sistema que proporciona a digitalização, organização, armazenamento e gerenciamento de documentos no ambiente digital. Em substituição aos arquivos analógicos, que ocupam espaços físicos e são vulneráveis a perda e dano, o GED transforma os documentos em arquivos digitais, facilitando o acesso, compartilhamento, recuperação e segurança.
As empresas que lidam com grandes volumes de documentos são as que mais se beneficiam com essa tecnologia, pois podem organizar contratos, faturas, prontuários e registros financeiros de forma mais produtiva.
Centralizando todas as informações em um repositório digital, as empresas eliminam a necessidade de pastas físicas e reduzem tempo gasto em busca de documentos.
Como funciona um sistema de GED?
Uma plataforma de Gerenciamento Eletrônico de Documentos integra diferentes funcionalidades para gerenciar os documentos de forma otimizada. O processo inclui algumas etapas, melhorando o processo de armazenamento, compartilhamento e proteção de documentos. São eles:
- Digitalização: conversão de documentos físicos em arquivos digitais, como PDFs ou imagens.
- Indexação: organização dos documentos por meio de metadados (palavras-chave, datas, categorias), facilitando a busca.
- Armazenamento: os documentos são armazenados em um repositório centralizado, geralmente na nuvem, com acesso seguro.
- Gerenciamento: controle de versões, permissões de acesso e auditoria de documentos.
- Recuperação: busca rápida e eficiente de documentos por meio de ferramentas de pesquisa avançada.
- Integração: conexão com outros sistemas, como ERPs, para automatizar processos e melhorar a eficiência.
Todos esses passos garantem que as empresas gerenciem seus documentos de maneira ágil e organizada, demonstrando a importância do GED para diferentes ambientes de trabalho, em especial aqueles em que o fluxo de documentos é constante e alto.
Qual a diferença entre GED e ECM?
Se você está pesquisando sobre Gestão Eletrônica de Documentos, com certeza já se deparou com o termo Gestão de Conteúdo Empresarial, ou ECM (Enterprise Content Management). Frequentemente usados como sinônimos, eles possuem uma diferença fundamental:
Enquanto o GED é focada especificamente na gestão de documentos, desde a digitalização até a recuperação, a ECM possui um direcionamento mais amplo, englobando a gestão de todo o conteúdo corporativo, incluindo também imagens, vídeos, e-mails e outros tipos de informações.
Ideal para empresas que precisam organizar grandes volumes de documento, o GED tem foco mais centrado, enquanto a ECM é uma solução mais abrangente para todos os tipos de conteúdo. Apesar disso, ambos compartilham o mesmo objetivo: melhorar a produtividade, segurança e gerenciamento de informações.
Qual a importância da GED para as instituições?
A Gestão Eletrônica de Documentos é essencial para instituições que desejam modernizar seus processos e se manter competitivas em um mercado crescentemente digital. Entre os principais benefícios do GED estão:
- Redução de Custos: através da eliminação de gastos com papel, impressão e armazenamento físico.
- Agilidade: permitindo a localização de documentos em segundos, aumentando a produtividade.
- Segurança: protegendo documentos contra perdas, danos ou acessos não autorizados.
- Conformidade: ajudando a cumprir normas regulatórias, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
- Sustentabilidade: reduzindo o impacto ambiental ao diminuir o uso de papel.
- Integração: facilitando a conexão com outros sistemas, como ERPs, para automatizar processos.
Para instituições que lidam com grandes volumes de documentos, como hospitais, administradoras de condomínios e empresas financeiras, o GED é uma ferramenta indispensável para otimizar operações e garantir a segurança das informações.
Passo a passo da Gestão Eletrônica de Documentos
Agora que você já conhece o GED e entende sua importância, entenda como funciona o processo de implementação desse sistema:
Diagnóstico:
O primeiro passo para realizar a implementação de uma ferramenta de GED em sua empresa está na identificação (diagnóstico) das necessidades do negócio. Esse processo envolve o mapeamento de documentos e seus tipos – entre contratos, notas fiscais ou relatórios, por exemplo, além de suas características, como formato, volume e frequência de uso.
Além disso, deve-se realizar uma análise dos processos de criação dos documentos, identificando como criados, armazenados, compartilhados e descartados atualmente. Por fim, definir os objetivos pelos quais o GED está sendo aplicada: seja para redução de custos, aumento de produtividade e por outros fatores.
Escolha do Sistema:
Selecionar a plataforma ideal para implementar a sua Gestão Eletrônica de Documentos é fundamental para ter segurança durante o processo. Com 35 anos de experiência de mercado, a Liquid é referência no Brasil quando o assunto é GED.
A plataforma oferece uma solução completa para empresas de diferentes portes, com armazenamento em nuvem, assinatura digital e integração simplificada com outros softwares, como ERPs e CRMs, permitindo a centralização de informações.
Além disso, a Liquid oferece um serviço escalável, que cresce com a empresa, conforme as demandas atuais. Ou seja: caso sua empresa aumente a demanda necessária, a Liquid consegue suportar volumes maiores de dados sem comprometer seu desempenho.
Digitalização:
Com a melhor plataforma em mãos, chegou a hora de digitalizar os documentos. Transformar documentos físicos em digitais exige uma série de passos, que você confere a seguir:
- Preparação dos documentos, removendo grampos, clipes e dobras e organizando os papéis para facilitar na hora da digitalização;
- Escolher bons equipamentos, como scanners de alta qualidade, para garantir a legibilidade dos arquivos;
- Definir os formatos de saída, como JPEG ou PDF, conforme as necessidades da empresa;
- Controlar a qualidade das digitalizações, verificando se os documentos estão corretos e legíveis.
Indexação:
A etapa de organização dos documentos é uma das mais trabalhosas e importantes do processo. Neste momento, são usados metadados para facilitar a busca e recuperação de arquivos. Alguns exemplos de metadados são:
- Nome do documento
- Data de criação
- Tipo de documento
- Nome do autor
- Palavras-chave
A indexação ideal define um padrão de metadados claro e consistente, utilizando-se de ferramentas de automação que agilizam o processo. Isso garante que os documentos sejam encontrados com facilidade quando necessário.
Treinamento:
Para implementar um sistema de GED e conseguir utilizar todo seu potencial, é necessário que seus colaboradores saibam mexer na ferramenta da forma correta. Por conta disso, o treinamento é uma etapa fundamental.
Para isso, sua empresa deve oferecer cursos e workshops, manuais e tutoriais, além de suporte contínuo para permitir que sua equipe consiga tirar dúvidas e resolver problemas sempre que necessário.
Implementação:
Com tudo preparado, sua empresa já está pronta para implementar o GED. Para isso, você deverá integrar a plataforma a outros sistemas, como a sua CRM, centralizando as informações.
Além disso, esse processo também conta com a migração de dados, quando os documentos digitais e metadados são inseridos na plataforma, e com uma fase de testes, onde uma parte da equipe irá garantir que o sistema está funcionando segundo as expectativas.
Monitoramento:
O processo de implementação da Gestão Eletrônica de Documentos não acaba quando o sistema começa a funcionar. Monitorar o uso da plataforma é importante para que ela siga atendendo as necessidades da empresa.
Neste momento, você deverá analisar métricas, acompanhando indicadores como tempo de busca de documentos e taxa de utilização; ouvir o feedback de colaboradores, recolhendo sugestões e críticas ao novo sistema; além de realizar atualizações e ajustes que tornem o GED ainda mais produtiva para sua empresa.
Como identificar a necessidade de aplicar o GED em seu ambiente de trabalho
Se você está aqui, provavelmente está se perguntando se este é o momento certo de aplicar o GED em sua empresa. Para isso, preparamos uma checklist que lhe ajudará a identificar se sua empresa necessita da Gestão Eletrônica de Documentos neste momento.
Se você enfrenta no seu ambiente de trabalho:
- Dificuldade para localizar documentos importantes
- Espaço físico insuficiente para armazenar arquivos
- Preocupação com a segurança e conformidade de documentos
- Processos manuais que consomem tempo e recursos
- Necessidade de integrar documentos a outros sistemas, como CRMs
- Crescimento da empresa e aumento do volume de documentos
- Dificuldade em compartilhar documentos entre equipes ou departamentos
- Preocupação com a preservação de documentos a longo prazo
Este é o momento para conhecer a Liquid e entender como a empresa lhe ajudará a otimizar a gestão de documentos do seu negócio.
Segmentos onde a Gestão Eletrônica de Documentos é fundamental
O GED é uma solução versátil que pode ser aplicada em diversos segmentos, trazendo benefícios específicos para cada um. Confira alguns exemplos:
Hospitais e Clínicas:
Similarmente, a gestão de prontuários, laudos e documentos administrativos é essencial para garantir a eficiência e a segurança no setor de saúde. O GED permite o acesso rápido a informações críticas, além de garantir a conformidade com normas de privacidade, como a LGPD.
Administradoras de Condomínios:
Organizar documentos por condomínio e unidade é um desafio para administradoras. Com o GED, é possível centralizar contratos, atas de reuniões e registros financeiros, facilitando a gestão e a comunicação com os moradores.
Instituições Financeiras:
O setor financeiro lida com um grande volume de contratos, propostas e documentos regulatórios. Sendo assim, o GED ajuda a centralizar essas informações, garantindo conformidade e agilidade na recuperação de dados.
Setor Educacional:
Escolas e universidades podem usar o GED para gerenciar registros de alunos, documentos acadêmicos e processos administrativos. Isso simplifica a rotina de secretarias e coordenações, além de melhorar a experiência dos estudantes.
Fundos de Pensão:
A preservação de documentos por longos períodos é uma necessidade crítica para fundos de pensão. O GED oferece segurança e organização, garantindo que os arquivos estejam acessíveis e protegidos por décadas.
Criptografia e segurança no GED
Por fim, a segurança é um dos pilares mais importantes da Gestão Eletrônica de Documentos (GED). Em um mundo onde os dados são cada vez mais valiosos e vulneráveis, garantir a proteção das informações é essencial para evitar vazamentos, fraudes e perdas financeiras. Desse modo, o GED deve oferecer mecanismos robustos de segurança, como criptografia de dados, controle de acesso e backups automáticos, para proteger documentos sensíveis e garantir a conformidade com normas de privacidade, como a LGPD.
A Liquid se destaca nesse aspecto, oferecendo soluções de GED com criptografia avançada e armazenamento em nuvem na Amazon, uma das plataformas mais seguras do mundo. Além disso, a Liquid proporciona backup seguro e controle de acesso por usuário, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar documentos.
Com mais de 35 anos de experiência no mercado, a Liquid também se destaca pela integração fácil com outros sistemas, interface intuitiva e suporte técnico dedicado. Essas características tornam a Liquid uma escolha confiável para empresas que buscam eficiência e segurança na gestão documental.
Mude agora a forma como sua empresa lida com seus documentos! Fale conosco e veja a diferença no dia a dia da sua organização!
