Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM – Enterprise Content Management) são dois sistemas importantes para organizar e acessar informações.
No mundo corporativo, a gestão eficiente de documentos é fundamental para o sucesso operacional, por conta disso, vamos apresentar as principais diferenças entre as duas plataformas.
O que é GED?
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é focada na digitalização de arquivos, facilitando o armazenamento, a busca e a recuperação de documentos digitalizados.
O sistema é essencialmente projetado para converter documentos em papel em formatos eletrônicos, organizá-los de forma sistemática e torná-los facilmente acessíveis e gerenciáveis.
O que é ECM?
O Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) é uma estrutura mais abrangente que engloba o GED, mas também inclui a gestão de outros tipos de conteúdo, como e-mails, vídeos e dados de formulários web.
O ECM não só gerencia documentos como também integra funcionalidades como colaboração em documentos e fluxos de trabalho automatizados, oferecendo uma solução mais holística para a gestão de informações empresariais.
Diferenças principais entre GED e ECM
Escopo de gestão: o GED é específico para documentos, enquanto o ECM trata de todo tipo de conteúdo empresarial.
Funcionalidades integradas: ECM oferece funcionalidades avançadas como colaboração em tempo real, gestão de workflows e integrações com outras plataformas de negócios, o que vai além das capacidades típicas de um sistema GED.
Escala de implementação: GED pode ser ideal para necessidades mais focadas e específicas, enquanto o ECM é adequado para empresas que necessitam de uma solução extensiva que abarque diversas formas de conteúdo e integração entre departamentos.
Escolhendo entre GED e ECM:
A escolha entre GED e ECM deve basear-se nas necessidades específicas da sua empresa:
Tamanho e complexidade da organização: grandes organizações com requisitos complexos podem se beneficiar mais do ECM, enquanto pequenas a médias empresas podem encontrar no GED uma solução adequada.
Requisitos de compliance e segurança: se a regulamentação setorial exige gestão rigorosa e auditável de todos os tipos de conteúdo, ECM pode ser a escolha mais segura.
Necessidade de colaboração e automatização: empresas que precisam de colaboração intensiva e automatização de processos podem preferir as funcionalidades adicionais oferecidas pelo ECM.
Tanto o GED quanto o ECM oferecem soluções significativas para a gestão de documentos e conteúdos empresariais. A escolha entre os sistemas dependerá fundamentalmente do escopo das necessidades de gestão de informações da sua empresa, dos requisitos regulatórios e da necessidade de integração e automatização de processos.
