O armazenamento de documentos bem executado em uma empresa tem um papel importante no aumento da produtividade (facilitando a recuperação e acesso a informações) e na segurança de materiais que contém dados importantes para as organizações.
No mundo crescentemente digital, onde a agilidade e a proteção de dados é essencial, métodos tradicionais de armazenamento físico já demonstram estar ultrapassados, em especial quando lidamos com grandes volumes de documentos. As demandas modernas produziram uma solução: a Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED. Ela não apenas otimiza processos, como garante a integridade e a segurança de arquivos.
Neste artigo, exploraremos os desafios do armazenamento físico, quais as vantagens de migrar para o digital e como a Liquid pode transformar a gestão de documentos da sua empresa oferecendo criptografia, backup seguro com armazenamento de documentos em nuvem e muito mais.
Os desafios do armazenamento físico de documentos
Apesar de ainda ser útil para algumas empresas – especialmente as menores – o armazenamento físico de documentos apresenta uma série de desafios que podem comprometer o rendimento nas empresas. Um dos principais problemas está na dificuldade para organização e localização de arquivos, pois um ambiente repleto de pastas e papéis pode demandar horas para quem deseja encontrar documentos específicos.
Além disso, os documentos físicos estão sujeitos a diversos tipos de riscos naturais e da ação humana, como incêndios, inundações e até mesmo desgaste pela natureza do material onde foi arquivado. Por fim, a insegurança também está atrelada a falta de controle sobre quem acessa documentos, com informações sensíveis à mercê de possíveis ações mal intencionadas, com objetivo de prejudicar a empresa.
Exemplos podem ilustrar possíveis situações, como quando uma administradora de condomínios perde diversos contratos importantes após sofrer com um incêndio em seu arquivo físico. Sem backups digitais, a empresa precisará dedicar boa parte das suas operações para recuperar as informações perdidas, resultando em prejuízos financeiros e danos para sua reputação.
A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) como solução digital
Acompanhando as evoluções tecnológicas das últimas décadas, a Gestão Eletrônica de Documentos surge como uma solução para os problemas do armazenamento de documentos físico. Ao digitalizar as informações, a GED permite a centralização dos dados no mesmo repositório, facilitando o acesso e a recuperação de informações, eliminando a necessidade de buscas demoradas por arquivos.
Além disso, o armazenamento digital também é mais econômico, pois reduz custos com papéis, impressão e espaço físico, ao mesmo tempo que permite a integração de dados com outros sistemas que também podem ser utilizados pela empresa, como ERPs e CRMs, automatizando processos, o que aumenta a produtividade operacional.
Com 35 anos de experiência no mercado e casos de sucesso com organizações como a Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS) e a Sebrae Previdência, a Liquid oferece uma solução robusta para GED, com plataforma projetada para atender diversos segmentos e tamanhos de instituições, com escalabilidade para acompanhar o crescimento do seu negócio.
Mais segurança para documentos com armazenamento digital
Além dos benefícios anteriormente citados, uma das principais vantagens do armazenamento digital é a segurança que o acompanha. Além de proteger os documentos de acessos não autorizados, o armazenamento digital também permite que os arquivos sejam protegidos por tecnologias avançadas que protegem sua integridade e confidencialidade.
Criptografia avançada
A criptografia é uma das principais ferramentas de segurança para o armazenamento digital e acompanha as necessidades impostas pelo avanço da tecnologia no mundo moderno. Ela protege os arquivos especialmente contra acessos não autorizados, garantindo que apenas pessoas com permissões possam visualizar e editar informações.
Na Liquid, todos os documentos com dados de sua empresa contam com camadas de segurança, além de possuírem monitoramento, indicando no sistema quando e quem acessou um arquivo.
Backup seguro
Garantir a integridade de documentos também é fundamental para as empresas a longo prazo. Com a possibilidade de realizar backups seguros e automáticos, sua empresa se previne de possíveis falhas técnicas, permitindo que você recupere documentos com facilidade e rapidamente.
Ao escolher a Liquid, sua empresa com backup 100% hospedado nos servidores da Amazon, garantindo a disponibilidade e a segurança dos seus documentos onde quer que você esteja.
Conformidade com normas
A adequação a normas regulatórias, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), é essencial para empresas que lidam com informações sensíveis. O GED facilita a conformidade, oferecendo ferramentas para auditoria e rastreabilidade de documentos.
Utilizando uma plataforma como a Liquid, você garante o comprometimento com a segurança e privacidade de dados, com aplicação de controles administrativos e técnicos conforme a LGPD e outras legislações e regulações aplicáveis.
Como migrar para o armazenamento digital com segurança
A migração para o armazenamento digital é um processo estratégico que pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, como maior produtividade, redução de custos e, principalmente, segurança na gestão de documentos.
No entanto, para que essa transição seja bem-sucedida, é essencial seguir um planejamento cuidadoso e adotar boas práticas. Abaixo, detalhamos os passos necessários para migrar para o armazenamento digital com segurança.
1. Avaliação das necessidades
O primeiro passo para migrar para o armazenamento de documentos digital é entender as necessidades específicas da sua empresa. Isso inclui identificar os tipos e volume de documentos, as funcionalidades necessárias para sua operação, prazos e prioridades, como quais documentos devem ser digitalizados primeiro.
Essa visualização inicial ajuda a definir o escopo do projeto e com isso, lhe permite escolher a solução mais adequada.
2. Escolha da plataforma
A escolha da plataforma de armazenamento digital é um dos passos mais importantes. É fundamental optar por uma solução confiável, que ofereça tecnologia avançada e suporte dedicado. A Liquid, com mais de 35 anos de experiência no mercado, é uma referência em Gestão Eletrônica de Documentos (GED).
Entre as funcionalidades que você deve buscar – e estão presentes na plataforma da Liquid – estão:
- Armazenamento de documentos em nuvem seguro
- Integração com outros sistemas
- Controle de acesso
- Conformidade com as normas regulatórias
3. Digitalização e organização
Com a plataforma escolhida em mãos, chegou a hora de botar a mão na massa. Nessa etapa, sua empresa começará utilizando scanners para transformar papéis em arquivos digitais, como PDFs ou imagens.
A partir disso, os documentos deverão ser organizados a partir de metadados – etapa conhecida como indexação – facilitando a recuperação e busca por eles futuramente. Metadados são categorias como palavras-chave, data do documento, nome do autor e muito mais.
4. Treinamento da equipe
A migração para o armazenamento digital exige que os colaboradores estejam preparados para utilizar a nova plataforma de forma adequada. Funcionários bem adaptados são mais produtivos e ficam mais satisfeitos com mudanças, enquanto aqueles surpreendidos por necessidades de alterações se tornam resistentes as diferenças.
Para evitar isso, ofereça treinamentos, workshops, palestras e outras maneiras de tornar o seu colaborador mais experiente na ferramenta antes mesmo de começar a utilizá-la.
5. Monitoramento e ajustes
Após a implementação, é importante monitorar o uso da plataforma e fazer ajustes conforme necessário. Nesse momento, é importante avaliar se a plataforma oferece as funcionalidades e suporte necessário para suas necessidades. Além disso, é importante ouvir o feedback das equipes para encontrar críticas e sugestões de melhora.
Por fim, o monitoramento também deve ser feito para indicar atualizações e melhorias necessárias para um funcionamento mais adequado da plataforma.
Conclusão
O armazenamento de documentos digital, por meio da Gestão Eletrônica de Documentos, é a solução ideal para empresas que buscam otimizar processos, reduzir custos e garantir a segurança de suas informações. Com tecnologias como criptografia, backup seguro e controle de acesso, o GED oferece um nível de proteção que o armazenamento físico não pode proporcionar.
A Liquid, com sua experiência e soluções avançadas, é a parceira ideal para implementar o GED na sua empresa. Veja uma demonstração gratuita e descubra como podemos ajudar a transformar a gestão de documentos do seu negócio.
